従業員の経費立替を未払金補助科目で管理

最初は自分一人で始めた会社でも、従業員が増えてくると従業員が経費を一時的に立替え、給与支払いと合わせて振り込むことが多くなってきます。未払金勘定を使って全ての仕訳を記帳しても良いのですが、誰の経費精算がまだ残っているのかをトラッキングするのが難しくなってしまいます。エクセルで作成した各従業員の経費精算書を紙で印刷し、支払ったら承認印を押すことで支払いの有無をトラッキングしている企業も多いのではないでしょうか。

その場合、従業員ごとに補助科目を作成すると、個別残高が一目で分かり、支払いの際にも消し込むのが楽になります。

負債
- 流動負債
- - 未払金
- - - 役員１
- - - 役員２
- - - 従業員１
- - - 従業員２

従業員ごとに補助科目を使う場合の経費立替の仕訳は以下のようになります。

経費精算の申請時。

	借方	貸方
経費科目（交通費等）	1,000
未払金：従業員１		1,000

個別に立替経費の振込を行う場合。

	借方	貸方
未払金：従業員１	1,000
銀行口座		1,000

給与と一緒に振り込む場合。

	借方	貸方
未払金：従業員１	1,000
未払費用:未払給与	300,000
銀行口座		301,000

このような仕訳を行うことで、どの従業員の経費がまだ未払なのかが一目瞭然になりますので、給与支払いの際に経費精算額を追加するのを忘れたなどのミスを防ぐ上でもおすすめです。